Liste de vérification pour une période de sollicitation de procuration réussie : conseils clés et meilleures pratiques

Pour la plupart des sociétés cotées, l’assemblée générale annuelle (AGA) constitue l’événement de gouvernance publique le plus important de l’année. Que les points à l’ordre du jour soient considérés comme routiniers ou que des résolutions à enjeux élevés soient soumises au vote, la tenue d’une assemblée d’actionnaires fluide et réussie exige une planification experte.

Grâce à de nombreuses années d’expérience dans l’accompagnement des entreprises dans la préparation de leurs AGA, nous présentons une liste de considérations et de meilleures pratiques à intégrer pour votre prochaine assemblée.

• Planifier à l’avance : Commencez les préparatifs bien avant la date de clôture des registres. Établissez des échéanciers pour l’envoi de la documentation, le dépouillement des votes et la logistique de l’assemblée afin d’éviter le stress de dernière minute.
• Revoir l’AGA précédente : Au-delà de l’examen des résultats des votes par procuration, évaluez ce qui a bien fonctionné et identifiez les sources de votes négatifs ou les enjeux rencontrés. Repérez les situations persistantes ou susceptibles de se reproduire. Échangez avec les équipes responsables de la gouvernance et de l’engagement actionnarial, et pas seulement avec les gestionnaires de portefeuille.
• Connaître son actionnariat : Comprenez à la fois les actionnaires inscrits et les propriétaires véritables, en portant une attention particulière aux positions importantes détenues dans différents territoires. Suivez l’évolution de la composition de l’actionnariat d’une année à l’autre.
• Comprendre l’évolution du contexte : Des enjeux réglementaires ou des questions émergentes préoccupent-ils les Investisseurs? Y a-t-il des changements aux politiques des agences de conseil en vote qui doivent être pris en compte?
• Répondre aux propositions des actionnaires : Analysez soigneusement l’ensemble des propositions et évaluez-les à la lumière des politiques des agences de conseil en vote et des investisseurs afin d’éviter des recommandations défavorables.
• Maintenir un dialogue continu : Communiquez tout au long de l’année avec les actionnaires et les agences de conseil en vote afin de renforcer l’engagement, d’établir des relations solides et d’influencer positivement les choix de vote lors des prochaines assemblées.

Comment votre directeur de relations peut vous aider

Votre directeur de relations attitré comprend vos besoins et votre entreprise, et peut vous offrir les conseils nécessaires pour préparer et tenir votre AGA.

Envois des documents

• Assurer l’exactitude des envois: Confirmez les adresses de tous les actionnaires, y compris les employés et les bénéficiaires de régimes. Évitez toute transmission trop rapprochée de la date de clôture des registres et coordonnez les communications destinées aux actionnaires inscrits et aux propriétaires véritables afin d’assurer la transparence.
• Privilégier la transmission électronique lorsque possible : Recueillez les adresses courriel des actionnaires et proposez des trousses de vote électroniques afin d’augmenter les taux de participation et de réduire les coûts.
• Améliorer les documents de sollicitation de procurations : Incluez des lettres destinées aux actionnaires, des éléments visuels et une foire aux questions, et mettez en place un centre d’information sur votre site Web. Publiez des communiqués au moment du dépôt des documents afin d’encourager la participation des actionnaires.
• Prendre en compte les régimes d’actionnariat des employés : Coordonnez les envois liés aux régimes avec votre agent de transfert afin d’assurer la transparence du processus de vote.

Dépouillement des votes

• Surveiller étroitement le dépouillement : Suivez les votes en temps réel à l’aide de l’outil Données sur les procurations de Computershare. Identifiez rapidement le statut de vote des actionnaires clés afin de vous assurer que les votes attendus ont bien été exprimés suffisamment avant la date limite de dépôt des procurations.
• Échanger avec les agences de conseil en vote : Restez informé des changements de politiques d’ISS et de Glass Lewis. Inscrivez-vous pour recevoir les rapports préliminaires et examinez les déclarations de vérification des données afin de corriger toute inexactitude factuelle.
• Solliciter les votes de manière stratégique : Communiquez avec les principaux investisseurs et les actionnaires individuels. Envoyez des liens par courriel vers les documents de procuration et proposez de répondre aux questions ou de faciliter les échanges.

Assemblée

• Choisir le format de l’assemblée : Déterminez s’il est préférable d’opter pour un format en personne, virtuel ou hybride en fonction du profil démographique et des préférences des actionnaires. Effectuez des répétitions complètes pour les assemblées virtuelles et assurez-vous de disposer d’une technologie robuste afin de garantir une participation fluide.
• Se préparer aux enjeux de sécurité et à la présence d’invités : Anticipez les perturbations potentielles et précisez les règles de participation dans vos communiqués et vos circulaires de sollicitation de procurations. Établissez un plan pour gérer la présence d’invités imprévus qui se présentent comme actionnaires.

Le suivi de cette liste de vérification contribuera à assurer le bon déroulement de votre période de sollicitation de procurations, à réduire les risques et à maximiser la participation et l’approbation des actionnaires. N’hésitez pas à communiquer avec votre directeur de relations chez Computershare pour toute question concernant votre prochaine assemblée d’actionnaires.

Computershare ne fournit pas et ne prétend pas fournir à quiconque des avis juridiques, des conseils en placements ou en fiscalité.