​​​À l'automne 2012, dans le cadre des Règlements 54-101 et 51-102, les ACVM ont introduit les procédures de notification et d'accès, entrant en vigueur le 11 février 2013. Cette méthode permet aux émetteurs de remplacer leurs envois postaux de documents par un simple avis indiquant la date, l'heure et l'endroit de l'assemblée, et contenant des renseignements sur la façon d'accéder aux documents reliés aux procurations en ligne.

Avantages des procédures de notification et d'accès :
  • Réduction des coûts d'impression et d'affranchissement
  • Protection de l'environnement, comme il n'est plus nécessaire d'imprimer de gros volumes de documents
Important :
  • La date de clôture des registres doit avoir lieu au moins 40 jours civils avant la date de l'assemblée.
  • La date de l'envoi doit avoir lieu au moins 30 jours civils avant la date de l'assemblée.
  • Le jeu de documents de notification doit comprendre un avis et la procuration ou le formulaire d'instructions de vote.
  • Les porteurs doivent avoir la possibilité de demander tous les documents reliés aux procurations, sans frais, pendant une période de un an.
  • Si une demande de documents est reçue avant la date de l'assemblée, les documents doivent être envoyés dans les trois jours ouvrables suivant la réception de la demande. Si la demande est reçue après la date de l’assemblée, les documents doivent être envoyés dans les dix jours civils suivant la réception de la demande.
  • Les documents reliés aux procurations doivent être affichés dans SEDAR et dans un autre site que celui de SEDAR pendant une période de un an après la date de l'envoi.
Cliquez ici pour prendre connaissance des exigences relatives à l'information devant figurer dans la circulaire de sollicitation de procurations.
Pour en savoir davantage sur les procédures de notification et d’accès, veuillez cliquer ici​ pour voir les réponses à des questions courants.​
L'envoi au porteurs de titres inscrits au moyen des procédures de notification et d'accès dépend du lieu de constitution, car les exigences relatives à l'envoi des documents reliés aux procurations varient d'une loi sur les sociétés par actions à l'autre.  Veuillez consulter votre conseiller juridique pour déterminer quelles exigences s'appliquent à vous. Pour faciliter la consultation, vous trouverez ici un tableau de concordance.
Computershare peut répondre à tous vos besoins relatifs aux procédures de notification et d'accès. Pour commencer, il vous suffit de nous fournir les paramètres de votre assemblée, à l'aide de notre outils en ligne Gestion de l'assemblée, ou de communiquer avec votre directeur des Relations avec la clientèle dès aujourd'hui.