Comment réussir l’impartition de l’administration de votre régime à base d’actions

Vous savez déjà que c'est un processus compliqué qui peut toucher différents services de l'entreprise, notamment le Service de la paie, les Ressources humaines, les Services juridiques, la Conformité — et entraîner souvent un surplus de tâches. Les gens travaillent habituellement en vase clos au lieu de coordonner leurs efforts au sein de leurs services opérationnels. La première étape pour décider si vous devez confier la totalité ou une partie de l'administration d'un régime à l'impartition est de savoir exactement comment tous les aspects du régime sont actuellement gérés à l'interne.

Vous devez savoir qui, au sein de votre entreprise, participe à la gestion du régime, et bien connaître les responsabilités de chacun. Vous serez ainsi en mesure de solliciter leurs commentaires et de faire en sorte que les parties intéressées rencontrent les fournisseurs potentiels de solutions externes.

Prendre les dispositions pour que les membres de votre équipe interne appuient vos décisions fera une grande différence entre une transition réussie et un échec. Vous avez besoin du soutien des membres de votre équipe à chaque étape du processus, en veillant à ce qu'ils comprennent très bien les objectifs de l'impartition de l'administration de votre régime à base d'actions. Le fait d'orienter votre équipe vers les mêmes objectifs ne fera que vous aider à passer d'une solution interne à l'administration impartie de votre régime.

Vous devrez désigner un responsable à qui il incombera de communiquer avec l'équipe à l'interne et votre partenaire d'impartition. Bien connaître la situation du processus d'impartition est essentiel. Veuillez vous assurer que cette personne peut et veut faire la surveillance, de rapides changements, une planification coordonnée et qu'elle peut et veut prendre des décisions judicieuses durant toute la durée du processus d'impartition.

Il n'y a rien de pire pour porter un coup fatal à une bonne administration de régimes d'actions que des déclarations manquées, des achats d'actions bâclés ou des participants insatisfaits. Vous devrez faire preuve d'une grande minutie à l'égard de la séquence des tâches du régime afin de ne rien oublier.

Communiquez les échéanciers, expliquez les objectifs, exprimez vos attentes et surtout, demandez à toutes les parties prenantes du régime de vous faire part de leurs commentaires en toute honnêteté. Cela comprend les fournisseurs externes que vous choisissez — ils ne peuvent pas vous aider s'ils ignorent ce que vous savez, ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin.

Vous devez définir clairement toutes les caractéristiques dont vous avez besoin pour l'administration de votre régime à base d'actions. Vous serez ensuite en mesure de trouver un fournisseur qui pourra vous aider! En vous assurant de bien décrire les caractéristiques et de choisir un fournisseur qui les connaît à l'avance, cela signifie qu'il s'engage à vraiment répondre à vos besoins en plus de vous permettre de gagner du temps et d'économiser de l'argent. Assurez-vous également de profiter de l'expertise et de la technologie offertes par votre fournisseur.

L'administration à l'interne d'un régime entraîne souvent des problèmes. Découvrez-les le plus tôt possible et vous serez sur la bonne voie pour décider si une partie seulement ou la totalité des aspects de l'administration de votre régime doit être confiée à l'externe.

En définissant le processus et les problèmes abordés plus haut, faites l'évaluation de référence de l'administration à l'interne de votre régime. Le suivi des éléments (comme l'efficacité, le nombre d'heures consacrées, les données erronées, la satisfaction globale des participants, la gravité et la fréquence des problèmes de conformité, etc.) est important lorsque vous présentez des rapports à votre équipe du Service des finances. Vous pourrez ainsi prouver que c'est de l'argent bien dépensé et que ces éléments seront utiles en vue d'une comparaison ultérieure.

Rien ne remplace le temps lorsque vous tentez de venir à bout d'une tâche aussi complexe et diversifiée que l'administration d'un régime à base d'actions. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps si les choses tournaient mal. Vous ne pouvez pas sacrifier la réussite d'un projet au nom d'un échéancier irréaliste ou arbitraire.