股东周年大会是公司年度日程安排中的一项重要活动，因为公司的管理层、董事和股东能透过股东大会回顾过去一年的业绩，并对公司重要的事务做出决策。
根据《企业管治守则》，董事会应在股东周年大会上回答股东的提问。然而我们深知，对于许多公司来说，这是一项不容易的事。因此，我们希望为您提供下面几点建议，以协助您确保问答环节能够顺利进行。
赋能董事会成员
提前做好问答环节的准备，能协助董事会在股东周年大会上自信地应对股东的提问。我们建议在股东周年大会前提供材料包予董事会成员，其中包含一份会上可能出现的问题清单。以下是帮助您准备问题清单的四个建议，以供参考：
- 允许提前提交问题
鼓励股东在股东周年大会前提交问题。您可以将有关信息包含在寄给股东的周年大会邮件内，或鼓励股东通过公司的会议平台提交问题。 - 审阅您的年报
最简单的方法是让您的公司秘书服务供应商的专业人员审阅年报，并找出最有可能在会议上提出的问题。 - 向您的董事会提供问题清单
为了使您的董事会能够在股东大会上自信地应对股东提问，我们建议您在股东周年大会材料包中包含一份问答清单以供参考。有了预先准备的问答清单，他们会更有准备，及更有信心地应对各种提问。 - 举行内部“智囊团”会议
对于那些预期将有大量股东出席股东周年大会的公司来说，举行一个“智囊团”会议，邀请公司高阶员工和专业团体（例如您的公司秘书服务供应商）参与，可以提供重要的见解，帮助董事会为问答环节做好充足的准备。
控制问答流程
除了在会前为董事会做好准备之外，确保问答环节能高效有序地进行也很重要。以下三个建议可以帮助您优化问答环节的流程：
- 选择专业的会议主持人
为了确保您的问答环节能够顺利进行，可以考虑聘请专业的“会议主持人”来管理提问顺序、执行每位股东提问数量，并控制回答每个问题的时间。 - 利用会议技术为您提供的优势
线上会议技术提供许多功能，可以确保您的股东周年大会能够顺利进行。其中一个功能是能将股东的问题按主题或类别分组。提前对问题进行分类可以避免董事会在会议期间回答重复的提问或类似问题。 - 对于未能在会上解答的问题，公司应保持透明
如果董事会由于某种原因未能在股东周年大会上回答股东的任何提问，公司应在会议结束后尽快将答复发布在其会议平台上。
2023年股东大会旺季的七个热门提问主题
Computershare 公司秘书专家团队总结了下面有关2023年香港股东大会旺季的一些重要观察，希望对您制定未来规划有所帮助。
- 保持盈利和/或改善盈利
- 股息政策
- 确立董事长/主席和首席执行官/行政总裁的角色分工——当这两个职位由同一人兼任
- ESG 进展、绩效和净零排放目标
- 公司对于2024财政年度的展望
- 通过使用人工智能降低运营成本
- 财务报表——若股东不同意该处理方法
问答环节是股东大会的重要部分。如果您需要更多信息，并希望了解更多有关股东周年大会前后最佳实践的信息，请联系 Computershare 的公司秘书服务团队。