Digitalisering af generalforsamlingen

Digitalisering af generalforsamlingen tager fart i landene omkring os

Faldende fysisk fremmøde, stigende brug af elektronisk aktionærkommunikation og øget indflydelse fra udenlandske investorer og proxy advisors. Generalforsamlingerne er under forandring, og det skal der tages højde for, når man som selskab planlægger den kommende generalforsamling. Både de private aktionærer og de institutionelle investorer har fokus på områder som aflønning, overboarding og uafhængighed, men også den fortsatte digitalisering af generalforsamlingen har været i fokus. 

Elektroniske generalforsamlinger: hybrid eller fuldt elektronisk?

Antallet af elektroniske generalforsamlinger er stigende i Europa, specielt England og Holland er foregangslande. Derfor ser vi flere selskaber, der ændrer deres vedtægter for at tillade elektronisk afholdelse af generalforsamlingen. De elektroniske generalforsamlinger øger transparensen og gør dem lettere tilgængelige for aktionærerne, der har mulighed for at følge med i generalforsamlingen, samt udøve deres tale- og spørgeret – uden at skulle møde fysisk op.

Hybridmøder/delvist elektroniske generalforsamlinger

En delvist elektronisk generalforsamling/hybridmøde består af et fysisk møde samt mulighed for at deltage elektronisk. Løsningen tilgodeser både selskab og aktionærer, da den giver mulighed for at deltage fysisk samt via en virtuel platform. Endnu er der kun få selskaber i Danmark, der er gået den virtuelle vej med generalforsamlingen. Med en ny hybridløsning, hvor aktionærerne kan benytte deres egen smartphone i lokalet og stemme via en voting app, forventer vi, at se flere hybridmøder de kommende år.

I praksis får aktionærerne udleveret et brugernavn og password ved registrering, og når de har logget ind på mødet, kan de deltage i afstemninger og stille spørgsmål. Det er også muligt at lade gæster følge generalforsamlingen online via den samme app. Aktionærer, der deltager fysisk på generalforsamlingen, og ikke selv har en smartphone, kan få udleveret en afstemningsenhed/smartphone ved registreringen. Alle aktionærer har mulighed for at stille spørgsmål, og hvis selskabet vælger at tilbyde online Q&A, kan dirigenten styre hvilke spørgsmål, der skal vises og besvares under mødet.

Proxy advisors ISS og Glass Lewis anbefaler som udgangspunkt at stemme for delvist elektroniske generalforsamlinger, der kan være et nyttigt supplement til det traditionelle, fysiske møde og øger tilgængeligheden for aktionærer, der ikke kan møde op til et fysisk møde.

Fuldt elektroniske generalforsamlinger

En fuldt elektronisk/virtuel generalforsamling afholdes uden et fysisk møde. I stedet benyttes webbrowser eller app-teknologi. Generalforsamlingen transmitteres real-time og tilbyder real-time to-vejskommunikation - som eksempelvis dial-in - hvor aktionærerne kan adressere deres spørgsmål til bestyrelsen.

I praksis vil hver aktionær få udleveret et unikt nummer og password til at logge ind med, hvilket betyder, at dirigenten til enhver tid har overblik over, hvem, der deltager, og hvor mange stemmer hver enkelt aktionær har til generalforsamlingen. Computershare har bl.a. stået for skoproducenten Jimmy Choo's virtuelle generalforsamlinger i 2016 og 2017. Her har været deltagere fra hele verden, og afviklingen er forløbet smidigt uden tekniske udfordringer eller forsinkelser i transmitteringen.

De fuldt elektroniske generalforsamlinger har især vundet indpas i USA, der er gået fra 4 virtuelle generalforsamlinger i 2009 til mere end 250 i 2017, herunder Ford Motors. Det skal dog tilføjes, at der er væsentlig forskel på de amerikanske generalforsamlinger og de europæiske. Udover de geografisk større afstande betragtes generalforsamlinger i USA som en formalitet, der skal overstås. Det afspejles i den gennemsnitlige længde på en amerikansk generalforsamling, som er på ca. 20 minutter. I Europa derimod er generalforsamlingen bestyrelsens årlige møde med aktionærerne, og der gøres mere ud af at vise åbenhed og imødekommenhed overfor aktionærerne. Derfor forventer vi, at komme til at se flere hybridmøder fremfor fuldt virtuelle generalforsamlinger i Europa, hvilket understøttes af den tendens vi har set i England og Holland.

Selskaber, der ønsker mulighed for, at afholde generalforsamlingen fuldt elektronisk, skal huske at indføre dette i selskabets vedtægter. Vi anbefaler også, at selskabet tager dialog med de største aktionærer i selskabet, og udarbejder en klar og tydelig beskrivelse til aktionærer om, hvordan de får adgang til den elektroniske generalforsamling, og hvordan de kan stille spørgsmål og stemme på generalforsamlingen.

Proxy advisors ISS og Glass Lewis anbefaler som udgangspunkt, at stemme imod fuldstændig elektroniske generalforsamlinger. Begrundelsen herfor er bekymring for, at et virtuelt møde kan være en hindring for meningsfuld dialog mellem ledelse og aktionærer, og gøre det muligt for ledelsen at undgå ubehagelige spørgsmål.

Der er ingen tvivl om at den elektroniske generalforsamling er godt på vej. Tendensen er klar i USA, men de forskellige nødvendige teknologier er også ved at være helt på plads, som kan sikre en god og korrekt afvikling af en generalforsamling. Om danske selskaber går hele vejen til 100% elektroniske generalforsamlinger er mere tvivlsomt. Vi tror fortsat aktionærer, bestyrelse og ledelse gerne vil mødes til et fysisk møde hvert år. Men samtidig skal aktionærer, der er forhindret i at deltage, gives de digitale muligheder for at følge med og aktivt involvere sig i mødet.

Læs også:

Tyske generalforsamlinger - kan vi lære noget, eller er vi bare bedst!

ATPs holdning til generalforsamlingen 2018