10 tips til en vellykket generalforsamling

 

Der er mange forhold, man som børsnoteret selskab skal tage hensyn til, når den årlige generalforsamling planlægges. Vi har samlet nogle af de vigtigste elementer, som vi håber, du kan bruge som inspiration. Forberedelsen af en god og velplanlagt generalforsamling er tidskrævende, men hvis det gøres grundigt kan dit selskab sikre et godt udbytte af generalforsamlingen og ikke mindst understøtte både aktivt ejerskab og aktionærdialog.

 

1. Planlægning - start i god tid

Begynd forberedelserne til generalforsamlingen i god tid og overhold alle lovgivningsmæssige rammer og frister. Alle centrale aktører (både interne og eksterne) bør inddrages, og en generalprøve er en god måde at reducere risikoen for overraskelser. Tag også stilling til, hvor digital generalforsamlingen skal være – herunder elektronisk adgangskort, brug af aktionærportal til tilmelding og afgivelse af fuldmagt, elektronisk afstemning og live streaming osv.

 

2. Indkaldelsen – husk information om nye regler og fremgangsmåder

Indkaldelsen til generalforsamlingen 2017 skal også indeholde information om eventuel overgang til elektronisk adgangskort samt de nye regler for valg af revisor, hvor revisionsudvalgets præference skal fremgå, hvis der skal ske valg af revisor på generalforsamlingen.

 

3. Aktivt ejerskab - digital infrastruktur er afgørende

Den 1. januar 2017 trådte de nye danske anbefalinger for aktivt ejerskab for institutionelle investorer i kraft. Anbefalingerne, som er udarbejdet af Komitéen for god Selskabsledelse, skal bidrage til at skabe gennemsigtighed i forhold til, hvordan den enkelte investor vælger at udøve aktivt ejerskab. Computershare forventer, at der på forårets generalforsamlinger bliver mere institutionel aktivitet end tidligere. Understøt det aktive ejerskab ved hjælp af elektronisk kommunikation og invitér til aktiv og åben dialog med aktionærerne. 

 

4. Proxy advisors og voting guidelines

For selskaber med en stor udenlandsk ejerandel er proaktiv håndtering af fuldmagter og proxy votes meget vigtig. Undersøg hvem der stemmer, og hvem der benytter proxy solicitation services. Vi anbefaler, at man bruger sidste års Mini Shareholder ID og den netop udsendte Year End Book til at skabe overblik, læser de nye voting guidelines fra de forskellige proxy advisors og går i dialog med de største aktionærer. I tillæg anbefaler vi også en egentlig Shareholder ID analyse, som kan bruges både som en del af beredskabet, men også som et vigtigt værktøj til planlægning af roadshows.

 

5. Tilgængelighed - synlig ledelse skaber værdi

Selskabets bestyrelse og ledelse bør være til rådighed for dialog med aktionærer både før og efter generalforsamlingen.

 

6. Elektronisk afstemning - effektiviserer processen

Overvej at benytte elektronisk afstemning til eventuelle afstemninger på generalforsamlingen for en smidig og effektiv afstemningsproces.

 

7. Åbenhed og transparens - efterspørges af aktionærerne

Offentliggørelse af generalforsamlingsprotokollen samt afstemningsresultat (fuldstændig redegørelse) på selskabets hjemmeside er med til at sikre transparens. Overvej live webcast af hele generalforsamlingen og simultantolkning for de udenlandske aktionærer.

 

8. Indsamling af e-mails - før, under og efter generalforsamlingen

Benyt generalforsamlingen til at øge e-mailprocenten – fx ved at oprette et hotspot til indsamling af de fremmødte aktionærers e-mailaddresser. Vi anbefaler også, at man løbende sender velkomstbreve til nye aktionærer og opfordrer til at benytte aktionærportalen til at registrere deres e-mail. Se hvordan du kan indsamle aktionærernes e-mailadresser.

 

9. Evaluering af generalforsamlingen - kan bruges i IR-arbejdet

Få værdifuld feedback og indsigt, der kan optimere generalforsamlingen og forlænge dens levetid ved at evaluere generalforsamlingen - både internt og eksternt. Dette kan eksempelvis gøres nemt og enkelt via elektroniske spørgeskemaer til alle fremmødte aktionærer. 

 

10. Praktiske rammer - løfter deltageroplevelsen

Sørg for at de praktiske rammer som fx lokaler, adgangsforhold, lyd, lys, registrering osv. er i orden. Vælg et centralt beliggende sted, der er nemt at komme til både med offentlig transport og bil. Husk tydelig skiltning, så du gør det let for aktionærerne at finde.

 

Hos Computershare har vi mange års erfaring med planlægning og afvikling af generalforsamlinger, og du er altid velkommen til at kontakte os for rådgivning.

 

God fornøjelse med generalforsamlingen!


 

Tal med os

Kontakt os for hjælp til at finde den rigtige løsning til dit behov.
Kontakt os