10 tips til en vellykket generalforsamling

Der er mange forhold, man som børsnoteret selskab skal tage hensyn til, når den årlige generalforsamling planlægges. Vi har samlet nogle af de vigtigste elementer, som vi håber, du kan bruge som inspiration. Forberedelsen af en god og velplanlagt generalforsamling er tidskrævende, men hvis det gøres grundigt, kan dit selskab sikre et godt udbytte af generalforsamlingen og ikke mindst understøtte både aktivt ejerskab og aktionærdialog.

COVID-19 har sat sit præg på generalforsamlingerne i både 2020 og 2021 og vil også få betydning for, hvordan generalforsamlingen 2022 kan afvikles. Den digitale version af generalforsamlingen afholdt som enten fuldstændig eller delvis elektronisk vil være det mest sikre valg. Læs mere om vores nye løsning til afvikling af elektroniske generalforsamlinger.

 

1. Planlægning - start i god tid

Begynd forberedelserne til generalforsamlingen i god tid og overhold alle lovgivningsmæssige rammer og frister. Alle centrale aktører (både interne og eksterne) bør inddrages, og en generalprøve er en god måde at reducere risikoen for overraskelser. Tag også stilling til, hvor digital generalforsamlingen skal være (fuldstændig elektronisk, delvis elektronisk eller fysisk), brug af aktionærportal til tilmelding og afgivelse af fuldmagt, elektronisk afstemning og live streaming osv. 


2. Indkaldelsen

Indkaldelsen til generalforsamlingen skal indeholde information om bestilling af adgangskort, afgivelse af fuldmagt eller brevstemme. Hvis generalforsamlingen afholdes elektronisk (fuldstændig eller delvist), skal der endvidere være en beskrivelse af fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i generalforsamlingen.

 

3. Aktivt ejerskab - digital infrastruktur er afgørende

Anbefalingerne for aktivt ejerskab for institutionelle investorer er udarbejdet af Komitéen for god Selskabsledelse, og de skal bidrage til at skabe gennemsigtighed i forhold til, hvordan den enkelte investor vælger at udøve aktivt ejerskab. Gennem de seneste år, har vi set en stærkt øget grad af institutionel aktivitet end tidligere. Understøt det aktive ejerskab ved hjælp af elektronisk kommunikation og elektronisk deltagelse på generalforsamlingen, og invitér til aktiv og åben dialog med aktionærerne. 

 

4. Proxy advisors og voting guidelines

For selskaber med en stor udenlandsk ejerandel er proaktiv håndtering af fuldmagter og proxy votes meget vigtig. Undersøg hvem der stemmer, og hvem der benytter proxy solicitation services. Vi anbefaler, at man analyserer ejerbogen, holder sig opdateret på voting guidelines fra de forskellige proxy advisors og går i dialog med de største aktionærer. I tillæg anbefaler vi også en egentlig Shareholder ID analyse, som kan bruges både som en del af beredskabet, men også som et vigtigt værktøj til planlægning af roadshows.

 

5. Tilgængelighed - synlig ledelse skaber værdi

Selskabets bestyrelse og ledelse bør være til rådighed for dialog med aktionærer både før og efter generalforsamlingen.

 

6. Elektronisk afstemning - effektiviserer processen

Benyt elektronisk afstemning til eventuelle afstemninger på generalforsamlingen for en smidig og effektiv afstemningsproces.

 

7. Åbenhed og transparens - efterspørges af aktionærerne

Offentliggørelse af generalforsamlingsprotokollen samt afstemningsresultat (fuldstændig redegørelse) på selskabets hjemmeside er med til at sikre transparens. Overvej at afholde generalforsamlingen delvist elektronisk (hybrid) med live webcast af hele generalforsamlingen og simultantolkning, så de udenlandske aktionærer også har let adgang til at deltage.

 

8. Indsamling af e-mails - før, under og efter generalforsamlingen

Benyt generalforsamlingen til at øge e-mailprocenten – fx ved at oprette et hotspot til indsamling af de fremmødte aktionærers e-mailadresser. Vi anbefaler også, at man løbende sender velkomstbreve til nye aktionærer og opfordrer til at benytte aktionærportalen til at registrere deres e-mail. Se hvordan du kan indsamle aktionærernes e-mailadresser.

 

9. Evaluering af generalforsamlingen - kan bruges i IR-arbejdet

Få værdifuld feedback og indsigt, der kan optimere generalforsamlingen og forlænge dens levetid ved at evaluere generalforsamlingen - både internt og eksternt. Dette kan eksempelvis gøres nemt og enkelt via elektroniske spørgeskemaer til alle fremmødte aktionærer. 

 

10. Praktiske rammer - løfter deltageroplevelsen

Afholdes generalforsamlingen fysisk, så sørg for at de praktiske rammer som fx lokaler, adgangsforhold, lyd, lys, registrering osv. er i orden. Vælg et centralt beliggende sted, der er nemt at komme til både med offentlig transport og bil. Husk tydelig skiltning, så du gør det let for aktionærerne at finde.

Hvis generalforsamlingen afholdes elektronisk, så skal der være en være en beskrivelse af, hvordan aktionæren deltager elektronisk i generalforsamlingen, stiller spørgsmål via Q&A samt deltager i en eventuel afstemning. Der skal være teknisk support tilgængelig for aktionærerne før og under generalforsamlingen.

 

Hos Computershare har vi mange års erfaring med planlægning og afvikling af generalforsamlinger, og du er altid velkommen til at kontakte os for rådgivning på tlf. 4546 0999 eller info@computershare.dk.

 

God fornøjelse med generalforsamlingen!

 

Tal med os

Kontakt os for hjælp til at finde den rigtige løsning til dit behov.
Kontakt os