Det er altid vigtigt at logistikken fungerer – men i dette tilfælde var det
afgørende, når målet er en god og ubesværet afvikling af den ca. 6 timer lange
generalforsamling med 8.500 deltagere.
Olympiahalle: storslået ramme med høj sikkerhed
Olympiahalle, som kan
huse mere end 15.500 gæster, dannede en storslået ramme om ikke bare en af
Tysklands største generalforsamlinger, men også en af verdens største
generalforsamlinger.
Ved ankomst skulle alle igennem et sikkerhedscheck (som i lufthavnen), og
der var synligt politi til stede. Men det høje sikkerhedsniveau blev opfattet
positivt og stemningen var god. Efter sikkerhedskontrollen blev aktionærernes
adgangskort scannet ved hjælp af en rfid scanner/port, som man gik igennem.
Gæster havde deres egen sluse, hvor gæstekort blev afleveret, og storaktionærer/
stedfortrædere (fuldmagtsbærere) havde ligeledes en særskilt indgang.
Udstilling af produkter aktiverer
generalforsamlingen
I området rundt om "generalforsamlingssalen" havde
aktionærerne under hele generalforsamlingen mulighed for at få forplejning.
Derudover var der opsat forskellige tableauer, som fremviste Siemens’
forskellige forretningsområder, blandt andet et produktionsanlæg, der fyldte små
parfumeflasker og derefter påskruede låg i et meget højt tempo. 200-året for
stifteren Werner von Siemens’ fødselsdag blev også fejret.
De obligatoriske foldere, der beskriver hvordan man stemmer samt indeholder
agendaen og CV på de bestyrelsesmedlemmer, der er på genvalg, stod synligt
fremme. Blandt afstemningspunkterne var der et dansk islæt, eftersom Siemens
havde opstillet Jim Hagemann Snabe til genvalg til bestyrelsen. Et hverv han
også bestrider i Danske Bank.
Generalforsamlingssalen var mere end imponerende. Deltagerne kunne tage
plads på stolerækkerne på gulvet eller langs siderne og hallen gav indtryk af at
være et kæmpestort auditorium. De forreste rækker var reserveret til de
prominente gæster, såsom den pensionerede CEO og formanden for bestyrelsen.
Repræsentanter fra familien Siemens var også til stede. Herudover var der gjort
særlig plads til de aktionærer, der ønskede ordet. Disse pladser tæt på
talerstolen var indrettet med bordplads, så der kunne arbejdes med de indlæg og
kommentarer, som aktionærerne havde forberedt.
Live broadcast af formandens beretning
Kl. 10:00 - Vi begyndte overraskende nok, en smule forsinket ca. 5-10
minutter over kl. 10, men det tager også sin tid at få de ca. 8.500 aktionærer
og gæster på plads. Inden da havde jeg fået udleveret et tolke-sæt, som gjorde
det muligt for mig at følge med på engelsk.
Hvor
generalforsamlingen i Danmark styres af en dirigent, er det i Tyskland,
formanden, der styrer generalforsamlingen, og han bød varmt velkommen til
familien, medarbejderne og aktionærerne. Selskabets CEO tog over, og ca. en time
senere var beretningen færdig. Undervejs blev medarbejderne rost gentagne gange,
og jeg hæftede mig også ved en selvstændig slide, som fremhævede det stigende
antal medarbejderaktionærer gennem de seneste år.
Siemens broadcaster hele beretningen live, mens resten af
generalforsamlingen inklusive debatrunderne bliver live webcastet for selskabets
aktionærer (kræver login). Indenfor generalforsamlingens område bliver alt fra
salen også transmitteret, og det betyder, at det er uundgåeligt ikke at høre
eller se generalforsamlingen medmindre man forlader bygningen. Selv på
toiletterne kan man høre formandens beretning og aktionærernes spørgsmål over
højttaleranlægget.
Aktionærspørgsmål kan tage op til 4 timer
Kl. 11:30 - 14:30 Inden aktionærerne fik lov til at kommentere og stille
spørgsmål, gjorde formanden opmærksom på at talerne skulle henvende sig til en
af de to skranker for at komme på talerlisten. Der blev ligeledes opfordret til
en sober tone, og at hvert indlæg ikke burde vare længere end 10 minutter. Dette
understøttes af en rød lampe på hver af de to talerstole, som begynder at blinke
efter 8 minutter, for derefter at lyse konstant efter 10 minutter. Formanden
understregede til sidst, men ikke mindst, at generalforsamlingen ønskedes
afviklet indenfor 4-6 timer, som anført i de tyske corporate governance
regler(!)
Efter første runde af indlæg, som tog ca. en time, begyndte besvarelsen,
som tog lige så lang tid. Der blev kørt adskillige runder på denne måde, dog
blev hver runde kortere end den forrige. En række af indlægsholderne
respekterede ikke 10 minutters-reglen, hvilket selvfølgelig trak tiden ud. Men
langt de fleste talere var professionelle aktivister eller investorer, der har
ordet i deres magt, så aktionærerne virkede ikke som sådan utilfredse. En del
forlod dog Olympiahalle efter beretningen. Når en aktionær går "før tid" bliver
vedkommende spurgt om at afgive fuldmagt for resten af generalforsamlingen eller
alternativt blive afregistreret. Et forhold vi også sikrer ved de danske
generalforsamlinger.
Alle aktionærspørgsmål skal besvares fyldestgørende
på generalforsamlingen
Bag den 30-40 meter brede scene og under tribunerne var der nok mindst et
par hundrede mennesker, heriblandt medarbejdere fra Siemens og Computershare,
konsulenter og revisorer, som sørgede for en korrekt afvikling af
generalforsamlingen. Tysk praksis tilsiger, at alle spørgsmål fra aktionærerne
må og skal besvares fyldestgørende på generalforsamlingen. Spørgerunderne er
derfor krævende med de ofte meget komplicerede og detailorienterede spørgsmål.
Derfor har de tyske selskaber oftest et helt Q&A team på 50-100 mand,
siddende klar til on-the-fly at levere detailsvar til formanden eller
direktøren.
Bag scenen var der ligeledes etableret et ”Rechenzentrum”, en optællings-central,
som på baggrund af adgangsregistreringer, fuldmagter mv. løbende holdt styr på
stemmer og quorum. Ved eventuelle afstemninger er det også her, at optællingen
foregår. Vigtigheden af Rechenzentrum var understreget med selvstændig vagt og
adgangskontrol til rummet. Elektronisk afstemning, som vi kender det fra nogle
af de store danske generalforsamlinger, benyttes ikke i Tyskland, så det er
klassiske stemmesedler, der tages i brug. Ved en afstemning vil ca. 30 hjælpere
gå rundt med stemmebokse til indsamling af stemmesedler, hvorefter de i
indstuderet formation vil gå bag scenen til optællings-centralen overvåget af
den eksterne revision. Her bliver hver nummereret stemmeboks afleveret på sin
plads med tilsvarende nummer. Derefter overtages optællingen af stemmetællerne
og deres scannere. Hver scanner kan registrere 800 stemmesedler i minuttet. Vel
at mærke med flere afstemninger per stemmeseddel. Denne dag blev det til en enkel afstemning på baggrund af et
ændringsforslag fra en aktionær. Forslaget blev ikke vedtaget.
De mange specialister og hjælpere bag scenen betød at der var etableret en
midlertidig restaurant under tribunen, så de 2-300 personer løbende kunne få sig
et ordentligt måltid tilberedt af kokke.
Denne generalforsamling er på mange måder unik på grund af dens størrelse
og den omfattende logistik, og det forstår Siemens også, så de inviterer hvert
år studerende til rundvisning under generalforsamlingen. Således kan man opleve
"turistguider", som står for rundvisningen under scenen med 20-30 studerende
efter sig, mens generalforsamlingen var i gang. Imponerende.
Hvad kan vi lære af de tyske generalforsamlinger?
De største generalforsamlinger i Danmark er stadig meget små sammenlignet
med Siemens’ setup, men vi kan lære af deres effektivitet i forhold til alt fra
vejvisning på deres GF-subsite til håndtering af registrering og aktivering. Og
helt konkret er der tre ting, som vi vil opfordre vores danske kunder at
overveje:
Reservere plads til de anmeldte talere
Tilbyde udenlandske aktionærer muligheden for tolkning
System til besvarelse af flest mulige spørgsmål på selve generalforsamlingen
I Danmark bruger vi elektronisk afstemning i stigende udstrækning, hvor
Tyskland fortsat sværger til fysiske stemmesedler. Generelt er de tyske
generalforsamling af længere varighed, hvilket kræver en god styring af
generalforsamlingen så den ikke løber af sporet. Samtidigt er der en række tyske
aktionærforeninger og aktivister, som giver væsentlig større spørgeaktivitet end
vi ser på de danske møder. Set i det lys er det bare endnu mere imponerende når
alle spørgsmål besvares af bestyrelsen med det samme (suffleret fra den usynlige
hær af interne og eksterne eksperter).
Forberedelsen af en generalforsamling på den her størrelse kræver noget
ekstraordinært af både selskab og rådgiver. Men Siemens’ ledelsesmæssige
prioritering af denne dag, belønnes helt sikkert af aktionærerne. Ja, det er
Aktionærernes dag med stort A.