Elektronisk adgangskort til generalforsamlingen
En lang række selskaber er gået over til elektroniske adgangskort til generalforsamlingssæsonen 2017. Omkostningerne til porto og print er dermed reduceret væsentligt for selskaberne, og samtidig undgår de usikkerheden om fysiske breve når frem til tiden efter den nye postlov.
Det elektroniske adgangskort sendes via e-mail til den e-mailadresse som aktionæren har angivet i aktionærportalen ved tilmeldingen, og skal fremvises til generalforsamlingen enten elektronisk på mobilen eller i udskrevet form. Aktionæren kan til enhver tid downloade adgangskortet ved at logge ind på aktionærportalen.
De umiddelbare tilbagemeldinger fra aktionærerne har været positive. De yngre aktionærer medbringer adgangskortet på deres smartphone, men langt størstedelen medbringer dog stadig det elektroniske adgangskort udskrevet. Dette forventer vi ændres gradvist, når aktionærerne kender processen.
Elektroniske adgangskort til generalforsamlingen er nyt for både selskaber og aktionærer, og det er derfor nødvendigt at afsætte mere tid til registreringsprocessen på generalforsamlingsdagen. Vi anbefaler også, at selskaberne informerer aktionærerne om de nye procedurer i indkaldelsen - fx hvordan de skal registrere sig, hvornår dørene til generalforsamlingen åbner osv.
Aktionærberedskab og e-mailprocent
De elektroniske adgangskort har sat fokus på indsamling af e-mails, og mange selskaber sætter konkrete mål for deres e-mailprocent. Jo flere mails man har, desto hurtigere kan man komme i dialog med sine aktionærer.
På dette års generalforsamlinger har vi hjulpet flere selskaber med at opstille e-mailhotspots på generalforsamlingen, mens andre selskaber har valgt at lave flyers, som aktionærerne kunne udfylde med deres e-mailadresse.
Den mest effektfulde måde at løfte e-mailprocenten er dog fortsat gennem udsendelse af velkomstbreve til nye aktionærer med opfordring om at lade sige registrere i aktionærportalen. Vi har netop kørt en kampagne for et small cap-selskab, der fik løftet e-mailprocenten med 12% ved at sende brev ud til alle aktionærer med information om selskabets beslutning om at overgå til elektronisk kommunikation og dermed give aktionærerne mulighed for at holde sig orienteret om generalforsamlinger og IR-events.
Hvis du ønsker du at øge e-mailprocenten, er der en række tiltag, vi kan anbefale: Vores bedste tips til at øge e-mailprocenten.