COVID-19: FAQ i forbindelse med generalforsamlinger
Hvem skal som minimum deltage på generalforsamlingen, for at den kan gennemføres?
Selskabets ledelse skal være passende repræsenteret, og derudover skal der være en dirigent og revisor til stede.
Deltager Computershare fortsat på generalforsamlinger?
Ja, Computershare er fortsat til stede ved generalforsamlingen under forsamlingsforbuddet, men som udgangspunkt ikke fysisk. Vi leverer naturligvis den service, der er nødvendig for at afvikle generalforsamlingen forsvarligt og i overensstemmelse med reglerne.
Vores erfaring tilsiger, at kun meget få aktionærer møder op på generalforsamlingen, hvilket betyder at ankomstregistrering og stemmeoptælling vil være minimal. Vores rådgivere vil sørge for den nødvendige registrering og rapportering, som dog klares digitalt.
Hvilke tekniske tiltag kan der tages for at øge tilgængeligheden af generalforsamlingen for aktionærerne?
Vi anbefaler at aktionærerne tilbydes online adgang til hele generalforsamlingen via webcast samt muligheden for at stille spørgsmål til selskabet. Via aktionærportalen er dette muligt, og på en sådan måde, at webcasten kun er tilgængelig for selskabets aktionærer uden særskilt krav om tilmelding. Dette bør også fremgå af selskabets hjemmeside og i kommunikationen til de tilmeldte aktionærer.
Før og under generalforsamlingen vil aktionærerne kunne stille spørgsmål via e-mail. Den enkelte aktionær identificeres gennem brug af en separat kode. Alternativt vil eksterne Q&A-løsninger kunne etableres.
Ligeledes anbefaler vi, at fristen for at afgive brevstemme elektronisk på aktionærportalen udvides indtil selve generalforsamlingsdagen, eventuelt helt indtil generalforsamlingens start.
Kan selskabet afholde en elektronisk generalforsamling?
En fuldstændig elektronisk generalforsamling (uden et fysisk møde) er kun en mulighed, hvis selskabet har indført dette i sine vedtægter. Dog har nye, midlertidige bekendtgørelser gjort det muligt, at afholde fuldt elektroniske generalforsamlinger uden at det fremgår af selskabets vedtægter. Lov om bemyndigelse til midlertidig fravigelse af virksomheders pligter på selskabs- og regnskabsområdet i forbindelse med COVID-19 er forlænget til den 31. december 2021, for at supportere virksomhederne i den usædvanlige situation som COVID-19-pandemien har forårsaget. Læs lovforslag L 82 som vedtaget.
Frem til den 31. december 2021 har alle danske erhvervsvirksomheder dermed mulighed for at afholde fuldstændig elektronisk generalforsamling uden adgang til fysisk fremmøde som en direkte eller indirekte konsekvens af COVID-19, selvom dette ikke er optaget i selskabets vedtægter.
Selskaber der har vedtægtsgrundet, at generalforsamlingen skal afholdes som en fysisk generalforsamling, har mulighed for at afholde generalforsamlingen som en delvis elektronisk generalforsamling.
Hvis selskabet ønsker at afholde en fuldt elektronisk generalforsamling, anbefaler vi, at selskabet går i dialog med de største aktionærer og udarbejder en klar og tydelig beskrivelse af, hvordan aktionærerne får adgang til den elektroniske generalforsamling, og hvordan de kan stille spørgsmål og stemme på generalforsamlingen.
En delvist elektronisk generalforsamling kræver ikke særskilt hjemmel i vedtægterne, men indkaldelsen til generalforsamlingen skal angive, hvordan deltagerne tilmelder sig den elektroniske deltagelse samt fremgangsmåden for elektronisk deltagelse.
Computershares løsning til afholdelse af delvis elektronisk generalforsamling indeholder mulighed for, at den enkelte aktionær kan følge generalforsamlingen via webcast, stemme elektronisk og stille spørgsmål til ledelsen. Løsningen er app-baseret, hvilket kræver, at aktionæren downloader app’en forud for mødet. Aktionæren vil derefter modtage brugernavn og password ved tilmelding til generalforsamlingen.
Selskabet skal stille live stream af generalforsamlingen til rådighed, og afstemning i salen sker elektronisk via mobiltelefon eller tablet. Aktionærerne skal orienteres grundigt forud for generalforsamlingen via elektronisk kommunikation. Da der til denne løsning kræves særligt udstyr og teknisk assistance, vil fristen for at iværksætte denne løsning være senest 3 uger før afholdelse af generalforsamlingen.
Hvordan sikrer vi, at der ikke kommer flere aktionærer til generalforsamlingen end tilladt?
Selskabet bør i indkaldelsen udtrykkeligt opfordre aktionærerne til ikke at deltage fysisk på generalforsamlingen. Hvis selskabet allerede har indkaldt, bør der sendes mails ud til alle tilmeldte aktionærer med opfordring om ikke at deltage fysisk på generalforsamlingen. Ligeledes bør der informeres på selskabets hjemmeside og aktionærportalen.
Flere selskaber tilbyder lyd fra generalforsamlingen i flere lokaler, så der ikke er mere end 10 personer i hvert lokale.
Hvordan håndterer vi spørgsmål fra fysisk fremmødte aktionærer?
Hvis de fremmødte aktionærer har spørgsmål, bør rådene fra Sundhedsstyrelsen følges herunder holde afstand, stille håndsprit til rådighed osv. Endvidere anbefaler vi, at der ikke benyttes håndholdte mikrofoner.
Kan en allerede indkaldt generalforsamling aflyses og hvor lang tid i forvejen skal det gøres?
Selskabets bestyrelse kan aflyse en allerede indkaldt generalforsamling helt frem til starten af generalforsamlingen. Hvis selskabet vælger at aflyse generalforsamlingen, skal der indkaldes til en ny ordinær generalforsamling.
Vi henviser også til regeringens nye, midlertidige regler om afholdelse af generalforsamling og forlængelse af fristen for indsendelse af årsrapport, der giver mulighed for selskaberne at udskyde deres generalforsamling og indsende årsrapporten indtil 8 uger efter at regeringens forsamlingsforbud ophæves.
Kan der med kort varsel informeres til alle tilmeldte aktionærer via e-mail?
Ja, det er muligt med kort varsel at kommunikere direkte via e-mail til alle aktionærer, der er tilmeldt generalforsamlingen og som har registreret en e-mailadresse i ejerbogen.
Kontakt os
Har du spørgsmål eller ønsker mere information om elektronisk generalforsamling, er du altid velkommen til at kontakte din rådgiver hos Computershare eller ringe til os på tlf. +45 4546 0999 eller info@computershare.dk.