Selon les meilleures pratiques, il est recommandé d’établir la date de l’envoi à au moins quatre jours ouvrables avant la date limite, soit 25 jours avant la date de l'assemblée pour les envois habituels et 34 jours avant la date de l’assemblée pour les envois faits selon les procédures de notification et d'accès.
Exigence réglementaire :
L’échéance réglementaire pour l’envoi des documents reliés aux procurations aux porteurs de titres est d’au moins 21 jours avant la date de l’assemblée. [exigée par toutes les lois] Si les documents sont envoyés aux porteurs inscrits de titres suivant les procédures de notification et d'accès, le Règlement 51-102 précise que l'avis et la procuration doivent être envoyés au moins 30 jours avant la date de l'assemblée.
Pour obtenir des renseignements plus détaillés sur les exigences réglementaires, consultez le document Date limite des états financiers annuels et du rapport de gestion.
À NOTER : Si votre société compte un nombre important de porteurs de titres, veuillez discuter de la date de l’envoi avec votre directeur des Relations avec la clientèle.
Date de l’envoi indirect de documents
L’article 2.12 du Règlement 54-101 exige que l’envoi de documents aux intermédiaires, à leur agent chargé de l’envoi et/ou à Computershare se fasse :
Non utilisation des procédures de notification et d'accès
- Au moins trois jours ouvrables avant le 21e jour précédant la date de l’assemblée, dans le cas de documents reliés aux procurations devant être envoyés par le premier intermédiaire par courrier de première classe, par service de messagerie ou l'équivalent
- Au moins quatre jours ouvrables avant le 21e jour précédant la date de l’assemblée, dans le cas de documents reliés aux procurations devant être envoyés autrement que par courrier affranchi
Utilisation des procédures de notification et d'accès
- Au moins trois jours ouvrables avant le 30e jour précédant la date de l’assemblée, dans le cas de documents reliés aux procurations devant être envoyés par le premier intermédiaire par courrier de première classe, par service de messagerie ou l'équivalent
- Au moins quatre jours ouvrables avant le 30e jour précédant la date de l’assemblée, dans le cas de documents reliés aux procurations devant être envoyés autrement que par courrier affranchi
De plus, si vous suivez les procédures de notification et d'accès, les exigences réglementaires suivantes s'appliquent à l'affichage des documents reliés aux procurations :
L’accès électronique public à la circulaire de sollicitation de procurations et à l’avis prévu au sous-paragraphe a) est fourni de la façon suivante, au plus tard à la date à laquelle l’émetteur assujetti envoie cet avis aux propriétaires véritables :