Virtuelle HV versus Verschiebung der Präsenz-HV
Der Weg zur virtuellen HV öffnete sich mit dem Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020. Den Gesellschaften steht nun eine breite Auswahl für die Gestaltung der nächsten HV zur Verfügung.


Eine virtuelle HV bietet sich an, wenn aufgrund der Dringlichkeit zur Beschlussfassung eine möglichst frühzeitige Abhaltung notwendig wird. Weitere Aspekte, die für eine virtuelle HV sprechen sind die absolute Planungssicherheit im derzeitigen Umfeld und die sich ständig ändernden gesetzlichen Vorgaben sowie der Gesundheitsschutz während der fortlaufenden Pandemie – „Physical Distancing“ kann gewährleistet werden.
Aufgrund der vielen Ablaufneuerungen gibt es auf Emittentenseite einige Herausforderungen, wie der Umgang mit Gegenanträgen und die Ausgestaltung der Fragemöglichkeiten. Beides sollte aufgrund der vom Gesetzgeber vorgesehenen Anfechtungsbefreiung aber „gefahrlos“ umgesetzt werden können.

Alternativ kann der Emittent bei der gewohnten Versammlungsform bleiben und den vom Gesetzgeber gewährten zeitlichen Aufschub nutzen. Als AG oder KGaA hat man bis zum 31.12.2020 Zeit, um die HV als Präsenzveranstaltung im gewohnten Rahmen abzuhalten. Die Hoffnung, dass durch den europäischen Gesetzgeber auch für die SE eine Fristverlängerung vorgesehen wird, scheint sich nicht zu bestätigen. Es kann daher davon ausgegangen werden, dass auch Gesellschaften in der Rechtsform der SE sich verstärkt für eine virtuelle HV entscheiden.
Zu Ende April 2020 wurden die ersten virtuellen HVen von Bayer, Munich RE, Hochtief oder BMW bereits als solche einberufen. Virtuelle Hauptversammlungen werden voraussichtlich in dieser Saison eine große Rolle spielen: Bei Computershare haben sich derzeit rund ein Drittel unserer Kunden für eine virtuelle HV entschieden.

Im Hinblick auf die nun bis Ende August weiterhin verbotenen Großveranstaltungen und fortgeltenden Veranstaltungsbeschränkungen, rechnen wir damit, dass sich in den kommenden Wochen noch bis zu 75 % unserer Kunden für die virtuelle HV entscheiden werden.

Computershare setzt hier auf unser bewährtes und praxiserprobtes InvestorPortal, welches bereits durch ein Frageeinreichungs- und Widerspruchsmodul erfolgreich erweitert wurde. Selbstverständlich führen wir komplett virtuelle HVen aller Größenordnungen inklusive Videostream durch – von der kostengünstigen Variante, bis hin zur Nutzung eines fertigen HV-Studios.
Nutzung der Frist zur Fragestellung und/oder verkürzte Einladungsfrist
Bisher setzen alle Emittenten in der Einberufung eine Frist für die Fragestellung. Diese variiert von der maximal möglichen Frist von zwei Tagen bis zu einem Tag vor der HV.
Der Gesetzgeber hat auch die Möglichkeit einer verkürzten Einladungsfrist eingeräumt, welche von einigen Gesellschaften angewandt wird, um ihren ursprünglichen Hauptversammlungstermin halten zu können. Schon bei dem normalen Fristenregime kennen unsere Kunden vereinzelte Reklamationen, dass die Unterlagen die Aktionäre nicht rechtzeitig erreicht hätten.

Zu beachten ist, dass die verkürzten Fristen die gesamte Prozesskette auf ein Minimum komprimieren, sodass sich solche Meldungen häufen dürften. In der Prozesskette sind Depotbanken eingebunden, umfangreiche Dokumentenabstimmungen müssen erfolgen, teilweise hohe Auflagen an HV-Unterlagen müssen gedruckt werden und auch Postlaufzeiten sind zu berücksichtigen. Erreicht einen Emittenten noch ein Ergänzungsverlangen, kommt es vermutlich zu einem zweiten Versand. Ohne eine gut begründbare Zeitnot ist von der Nutzung verkürzter Fristen daher abzuraten.
Umgang mit Stimmrechts- und Aktionärsvertretern sowie institutionellen Anlegern
Stimmrechtsvertreter wie ISS und Glass Lewis akzeptieren virtuelle HVen, wünschen sich aber eine sehr konkrete Begründung (wegen COVID-19). Die Aktionärsvertreter DSW und SdK merken kritisch an, dass die virtuelle HV nur für den Notfall gedacht sei und der Gesetzgeber deswegen die Möglichkeit der Verschiebung vorgesehen hat.

Die verkürzte Einladungsfrist sollte nach Wunsch der Aktionäre und Aktionärsvertreter die Ausnahme bleiben. Das Fragerecht wird nach Meinung der Aktionärsvertreter ohnehin viel zu weit eingeschränkt. Falls die Fragemöglichkeiten zu stark beschränkt oder das dem Vorstand gestattete „pflichtgemäße, freie Ermessen“ aus Aktionärssicht zu einem Ausblenden kritischer Themen führt, wird nach Meinung der einzelnen Aktionärsvertreter sicher der Gerichtsweg beschritten.

Gern stehen wir von Computershare Ihnen bei all diesen drängenden Fragestellungen zur Organisation und Durchführung Ihrer HV beratend zur Seite und setzen mit Ihnen gemeinsam nach Sichtung Ihrer genauen Rahmenbedingungen die bestmögliche Variante um.
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Bitte finden Sie hier eine Aufzeichnung des Webinars „HV während COVID-19 – Was es hinsichtlich Ihrer Investoren zu beachten gilt“ unserer Schwestergesellschaft Georgeson mit White and Case.
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