Digital oder analog, das ist hier die Frage …

Die Digitalisierung der Hauptversammlung verläuft gefühlt etwas evolutionärer, was dem verständlichen Hang zur schriftlichen Dokumentation des doch sehr verrechtlichten Unternehmensorgans „Hauptversammlung“ anhängt. 

Der Gesetzgeber  ist  schon seit langem der Auffassung, dass er seinen Beitrag zur Modernisierung der HV bereits geleistet hat und es nun an der Wirtschaft sei, mit diesen Instrumenten zu arbeiten (siehe Interview mit ​​Prof. Dr. Ulrich Seibert, "HV ist in der Sinnkrise", GP-Verlag). Auch die HV-Branche hat sich vorbereitet: Computershare hat mit der Entwicklung bereits vor etlichen Jahren begonnen, die digitalen Prozesse werden aber nicht flächendeckend nachgefragt. Zur Digitalisierung der Hauptversammlungsprozesse gehören eben zwei, der Anbieter wie auch der Anwender.

Seit zwei Jahren kommt, befeuert von Nachhaltigkeitserwägungen und dem Voranschreiten der Industrie 4​.0, wieder Bewegung in die Umsetzung der Digitalisierung: Langjährig bewährte analoge Prozesse werden überarbeitet, als Fallback-Lösungen weiter vorgehalten, neue digitale Prozesse werden definiert. Um die vielleicht vorschnelle Einteilung dieser Prozesse in „modern“ und „altmodisch“ zu versachlichen, möchten wir Ihnen diese am Beispiel der Abstimmungsmedien erläutern, die wir dazu in „klassisch“ oder „smart“ einteilen.

Die mündliche Abstimmung per Akklamation außer Acht lassend, möchten wir zunächst die klassischen schriftlichen Abstimmungsverfahren betrachten, die derzeit noch führend angewandt werden:

Stimmabschnittbögen: Noch immer der „Renner“ bei einer Vielzahl von Veranstaltungen. Insbesondere Versammlungen mit einer geringen Teilnehmerzahl können von der Funktionalität dieser multifunktionalen Belege partizipieren, die neben den Stimmabschnitten auch Vordrucke zum Übertrag der Stimmrechte beinhalten. Die Auswertung erfolgt mit Lesegeräten im Backoffice, stellt aber auch ein Stück Handarbeit dar. Dies prädestiniert die Belege für das Subtraktionsverfahren. Die kurzen Layout- und Druckzeiten für die Stimmabschnittbögen erhöhen die zeitlichen Freiheitsgrade für den Emittenten, auch bei einem eventuell notwendigen Nachdruck. Spontan eintretende Antragssituationen zu berücksichtigen ist somit einfach. 

Stimmblock: Geeignet für alle Abstimmungsverfahren, besonders sinnvoll bei teilnehmerstärkeren Veranstaltungen. Die derzeit vereinzelt vorgebrachte Kritik am Stimmblock tut so, als würde man mit einem steinzeitlichen Lochkartenbeleg arbeiten. Dies führt an den Realitäten vorbei. Auch hier liegt ein klassisches multifunktionales Medium vor, mit dem auch Anträge, die eine Vielzahl von Beschlussfassungen mit sich bringen, z. B. Einzelentlastungen der Gremien, sehr schnell ausgewertet werden können. Daher ist es auch das bevorzugte Medium bei einer Vielzahl von Emittenten, u. a. auch vielen DAX-Werten. Ein Ausfall aufgrund von Produktions-, Transport- oder Lagerrisiken wird aus unserer Sicht überbewertet. Computershare hält für den unwahrscheinlichen Worst Case neutral gehaltene Blanko-Stimmblöcke in ausreichender Anzahl für seine Kunden vor, so dass dieses Risiko abgesichert wird. Stimmblöcke haben ihre Berechtigung und werden sie als multifunktionales Medium auch in absehbarer Zukunft behalten. Bei Verwendung eines Blocks ist vorausschauende Planung erforderlich, um alle erwartbaren Konstellationen abzubilden. Über den Sinn und Zweck der verschiedenen in den Stimmblöcken enthaltenen Stimmkarten sollte regelmäßig gesprochen werden, um eine optimale Ausnutzung zu gewährleisten.

Stimmbögen/Scanner: Der Wunsch nach einer im Vergleich zum Stimmabschnittbogen schnelleren beleghaften Abstimmung bzw. einer Alternative zum Stimmblock bei ähnlicher Variabilität und Schnelligkeit in der Auszählung bietet zunehmend der Einsatz smarter Hochleistungsscanner. Mit sehr hoher Variabilität bei der Ausgestaltung des Abstimmungs-belegs und erhöhter Flexibilität bei dessen Produktionsvorläufen ergeben sich zusätzlich Vorteile bei der Belegarchivierung, da der Scanner für jeden Beleg eine Bilddatei produziert. Während der Auswertung können bereits uneindeutige Markierungen ausgesteuert und an einem Bildschirm überprüft werden.

Die smarten Abstimmungsverfahren auf einer Präsenzhauptversammlung umfassen die folgenden Möglichkeiten:

Tabletabstimmung: Bereits seit vielen Jahren setzen einige Emittenten auf Abstimmungsvorgänge unter Verwendung eines Tablet-PCs. Dieses Abstimmverfahren erlebt derzeit eine Renaissance. Vor allem der Druck, die HV zu digitalisieren und möglichst papierreduziert zu gestalten, verleiht diesem Medium derzeit Auftrieb. Abstimmhelfer gehen mit den Tablets während des Sammelgangs von Aktionär zu Aktionär. Der Abstimmhelfer füllt gemäß der Weisung des Aktionärs die digitale Wahlkarte aus. Der Aktionär kontrolliert die Eingabe und gibt diese anschließend frei. Die Tabletabstimmung gibt es in einer Online- und Offline-Variante. Online als echte Funkabstimmung mit einer WLAN-Ausstattung des Versammlungsraums. Im Moment der Bestätigung der Stimmabgabe wird diese – während der Abstimmhelfer bereits beim nächsten stimmwilligen Aktionär ist – bereits gesendet. Nach Beendigung der Stimmsammlung müssen die Abstimmhelfer nicht in ein Backoffice eilen, da die von ihnen gesammelten Stimmen dort bereits vorliegen und die Auswertung schon begonnen hat. Bei der Offline-Variante wird die Stimmabgabe auf dem Tablet gespeichert, nach Beendigung des Sammelgangs bewegen sich die Abstimmhelfer ins Backoffice, wo die Geräte ausgelesen werden, es entfällt die Ausstattung des Saales mit WLAN-Technologie. Ungültige Stimmen gibt es in beiden Varianten nicht, beim Computershare Produkt SmartCollect haben wir Wert darauf gelegt, dass der Aktionär die Stimmabgabe selbst bestätigt, es also einen „Akt“ der Stimmausübung durch den Aktionär gibt – vergleichbar dem Einwurf einer Stimmkarte in eine Sammelurne. 

SmartVoting: Eines Tages wird es das Normalste der Welt sein, auf einer Hauptversammlung zur Stimmrechtsausübung sein eigenes Endgerät zu benutzen, so normal wie das Einchecken beim Fliegen heutzutage. Noch sind wir HV-spezifisch aber auf dem Weg dorthin, aber der Weg des Aktionärs kann sich wie folgt gestalten: Der Aktionär kann sich bereits die Eintrittskarte auf sein Smartphone laden, sich damit akkreditieren, Vollmacht und Weisung erteilen, sogar Wortmeldungen abgeben. Und natürlich an den Abstimmungen teilnehmen. Diese Vorgehensweise ist komplett papierlos; Präsenzbuchungen und Abstimmungen werden in der EDV protokolliert. Zunächst wird von einer hybriden Anwendung auszugehen sein, d. h., ein Teil des Aktionariats wird auf die App zugreifen, ein anfänglich noch größerer Teil bedient sich des „Zweitmediums“. Dies kann ein Papierbeleg oder aber etwas smarter eine Tabletabstimmung sein. Wir sind allerdings zuversichtlich, dass sich schnell eine hohe Akzeptanz für eine App ergeben wird. Die ersten produktiven Einsätze von SmartVoting planen wir für die nächste Saison und halten Sie diesbezüglich auf dem Laufenden. 

Televoter: International ein sehr weitverbreitetes Verfahren, das sich aber im Vergleich zum Rest der Welt aufgrund der hohen rechtlichen Anforderungen in Deutschland nie durchsetzen konnte. Als HV-Medium sehen wir für dieses auf Kongressen oder in der Medienwelt gerne angewandte Verfahren keinen Durchbruch mehr.

Von der in allen Verfahren benötigten Auswertungszeit ist die eigentliche Stimmauszählung meist der geringste Teil. Länger dauert der Verifikationsprozess sowie die Konfektionierung für Bühne und Leinwand. Die schnellste Form der Ergebnisermittlung bei der Online-Tabletabstimmung. Allerdings ist das Zeitempfinden subjektiv. Solange im Saal etwas passiert, wird dies z. B. durch den Versammlungsleiter als kürzer empfunden als ein vielleicht kürzerer Auszählzeitraum im Backoffice, der aber seiner Wahrnehmung entzogen ist.

Für alle Verfahren gibt es – wie bei deutschen Hauptversammlungen aufgrund der Formstrenge grundsätzlich notwendig – bei Computershare immer ein oder mehrere Backup-Verfahren. Prüfen Sie, ob Ihr Dienstleister nur behauptet, Backup-Verfahren durchführen zu können, und diese auch ohne Zeitverlust durchführen kann. 

Eine dezidierte Empfehlung für ein Abstimmungsmedium ist ohne Berücksichtigung der Rahmenbedingungen nicht zu erhalten, da es nach wie vor DAS einzig wahre Abstimmungsmedium nicht gibt. Aber es gibt immer ein bestes Medium für Ihre NÄCHSTE Hauptversammlung – nach Analyse und Abwägung aller absehbaren inhaltlichen Faktoren in der Vorbereitung. Wir empfehlen einen regelmäßigen Review der gewählten Procedere  rechtzeitig vor der nächsten eigenen Hauptversammlung. Auch legt jeder ein anderes Gewicht auf andere Teilaspekte der Abstimmung.

Zu den Entscheidungsgrundlagen für das für Sie richtige Medium gehören: 

Zwischen digital oder analog liegt also weiterhin eine Vielzahl von Zwischenlösungen, wie zum Beispiel die hybriden Vorgehensweisen. Wir erwarten, dass die nähere Zukunft einer Kombination mehrerer Verfahren gehören wird.

Abseits des Abstimmungsverfahrens gibt es viele Aspekte, bei denen die Hauptversammlung  digitaler werden kann. Im Anmeldeprozess durch ein Investorenportal oder bei der smarten Online-Eintrittskarte, in der Präsenzveranstaltung durch das papierlose Frage-/Antworten-management, mit der ein Management, das papierlose Prozesse im Unternehmen einfordert, dies selbst vorleben kann. Die Technik ist verfügbar, es braucht nur die Vorreiter, die diese Techniken auch einsetzen möchten. Wollen Sie dazugehören? Über das bei Ihnen sinnvoll zur Anwendung kommende Maß an Digitalisierung sprechen wir gerne mit Ihnen.