Dans notre bulletin EnLien de mars 2015, nous avons fait le point sur l'Avis 54-303 du personnel des ACVM, publié en janvier 2015.
Les cinq améliorations suivantes figuraient dans cet avis :
- La modernisation de la façon dont les compilateurs des votes relatifs aux assemblées reçoivent les procurations générales.
- L'assurance de l'exactitude et de l'intégralité de l'information sur les droits de vote se trouvant dans les procurations générales.
- La possibilité dont disposent les intermédiaires de connaître leurs droits de vote officiels relatifs à une assemblée.
- L'accroissement de l'uniformité des processus utilisés par les compilateurs pour rapprocher les votes par procuration aux droits de vote officiels.
- L'établissement de communications entre les compilateurs des votes relatifs aux assemblées et les intermédiaires concernant les critères d'acceptation, de rejet ou de répartition au prorata des votes par procuration.
Computershare continue de participer activement au groupe de travail sur les procurations mis sur pied par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) après la publication de l'avis 54-303. Le groupe s'est réuni régulièrement, mais aucun changement à la réglementation n'a découlé de ces rencontres et de cet exercice jusqu'à maintenant.
Confirmation de bout en bout des votes
L'un des sujets traités par l'avis 54-303 était le suivant :
- L'établissement de communications entre les compilateurs des votes relatifs aux assemblées et les intermédiaires concernant les critères d'acceptation, de rejet ou de répartition au prorata des votes par procuration.
Le concept de confirmation de bout en bout des votes fait l'objet d'examens et de discussions depuis un certain temps déjà dans diverses régions, et Computershare a publié un document de travail à ce sujet en janvier 2015, que vous pouvez télécharger ici. Compte tenu de l'opacité qui entoure les dossiers des porteurs de titres au Canada, il faudra surmonter de nombreux obstacles avant d'en arriver à un processus de confirmation des votes des investisseurs qui est efficace et efficient. Bien qu'aucun projet pilote n'ait encore vu le jour au Canada, ce sujet continue de faire l'objet d'études et d'évaluations.
Protocole concernant les procurations et la procuration universelle
La Securities Transfer Association of Canada (« STAC ») a récemment publié une mise à jour de son Protocole concernant les procurations. La nouvelle version de janvier 2016 et un sommaire des changements apportés au protocole sont accessibles en français et en anglais sur le site Web de la STAC, à www.stac.ca. Computershare utilisera le protocole révisé pour toutes les assemblées d'actionnaires ultérieures. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer directement avec votre directeur des Relations avec la clientèle.
À titre de membre actif de la STAC, Computershare participe à la révision et à la mise à jour régulière du Protocole concernant les procurations afin de tenir compte des changements dans notre secteur d'activités. La présomption générale du protocole est que le compilateur doit mettre en application les intentions du porteur de titres, dans la mesure du possible, et cette présomption reste dans notre ligne de mire lorsque nous suggérons des modifications.
L'une des principales modifications au protocole est l'ajout de lignes directrices relatives à l'utilisation d'une procuration universelle. Récemment, il y a eu diverses propositions, recommandations et articles concernant l'obligation d'utiliser la procuration universelle lorsqu'une élection d'administrateurs est contestée. En septembre 2015, la Coalition canadienne pour une bonne gouvernance (CCGG) a publié une politique en matière de procuration universelle dans laquelle elle encourage l'utilisation de ce type de procuration lorsque toute assemblée d'actionnaires est contestée1. Aux États-Unis, le Council of Institutional Investors a aussi recommandé d'appliquer cette disposition2, et la US Securities and Exchange Commission a indiqué que son personnel étudie actuellement la possibilité d'adopter des règles en ce sens3.
Une procuration universelle est un formulaire de procuration sur lequel se trouve le nom de tous les candidats aux postes d'administrateur, qu'ils soient proposés par la direction ou une autre partie afin de permettre à tout actionnaire votant par procuration de voter pour les candidats de son choix figurant à chacune des listes de candidats, tout comme s'il assistait à l'assemblée et votait au moyen d'un bulletin de vote lors d'un scrutin. Il en résulte une procuration comprenant plus de candidats qu'il n'y a de postes disponibles au conseil d'administration. L'utilisation de la procuration universelle requiert un examen attentif des instructions fournies aux actionnaires et des recommandations de vote afin de veiller à ce que l'actionnaire comprenne la marche à suivre pour remplir la procuration et communiquer ses intentions et à ce que les votes ne soient ni invalidés par inadvertance ni susceptibles d'être mal interprétés.
Accès aux procurations
L'accès aux procurations fait l'objet de débats houleux aux États-Unis depuis quelques mois, alors que les émetteurs mettent en pratique cette règle facultative. En vertu du concept de l'accès aux procurations, les actionnaires peuvent proposer des candidats aux postes d'administrateur et exiger que les noms de leurs candidats figurent sur les formulaires de procuration envoyés par la direction. En mai 2015, la Coalition canadienne pour une bonne gouvernance a publié une politique intitulée Enhanced Engagement and Proxy Access (Participation accrue des actionnaires et meilleur accès aux procurations), dans laquelle elle recommande que les sociétés émettrices permettent aux actionnaires de jouer un rôle significatif dans le processus de nomination des membres du conseil d'administration.4
Au Canada, il y a déjà des processus permettant aux actionnaires de proposer des résolutions et des candidats, même si aucune règle d'accès aux procurations n'est en vigueur. Un actionnaire peut proposer un candidat à un poste d'administrateur pendant une assemblée d'actionnaires, à condition que l'actionnaire réponde aux exigences prévues dans les règlements de la société émettrice, par exemple en ce qui concerne l'envoi d'un avis préalable. De plus, certaines lois constitutives contiennent des dispositions permettant aux porteurs de titres d'ajouter le nom de candidats au formulaire de procuration ou d'exiger la convocation d'une assemblée d'actionnaires.
L'accès aux procurations n'est actuellement pas obligatoire au Canada. Toutefois, nous surveillerons l'évolution de la situation aux États-Unis, car les actionnaires institutionnels continuent à demander l'adoption de cette règle.
Élection des administrateurs à la majorité
Le 30 juin 2014 a marqué l'entrée en vigueur des modifications au Guide à l'intention des sociétés de la TSX rendant obligatoire le vote à la majorité. Par suite de ces modifications, les administrateurs doivent maintenant être élus individuellement et obtenir la majorité des voix – et non selon le système de pluralité des voix, comme c'était le cas auparavant. Cette disposition s'applique à toutes les assemblées, à l'exception de celles faisant l'objet d'une contestation et de celles des sociétés inscrites à la cote qui sont contrôlées par des actionnaires majoritaires. Consultez l'Article 461 du Guide à l'intention des sociétés de la TSX pour connaître le libellé exact de cette disposition. Les sociétés inscrites à la cote de la Bourse de croissance TSX ne sont pas tenues d'adopter le vote à la majorité, mais l'article 19.6 de la Politique 3.1, Direction inamovible, dit ceci :
« L'émetteur ne doit pas établir de mécanismes rendant inamovible la direction existante, comme une élection suivant laquelle le conseil d'administration est renouvelable par tranches ou l'élection en bloc de candidats aux postes d'administrateur, si les porteurs de titres ne sont pas autorisés à choisir soit d'élire le conseil en bloc (c'est-à-dire comme groupe, dans son intégralité), soit d'élire les administrateurs individuellement. »5
La Coalition canadienne pour une bonne gouvernance a également publié une politique sur l'élection à la majorité des administrateurs, que vous pouvez consulter en cliquant ici.
Diversité au sein des conseils d'administration
Le 31 décembre 2014, des modifications ont été apportées à la Norme canadienne 58-101 – Information concernant les pratiques en matière de gouvernance (NI 58 101) par les autorités de réglementation des valeurs mobilières du Manitoba, du Nouveau Brunswick, de la Nouvelle-Écosse, du Nunavut, de l'Ontario, du Québec, de la Saskatchewan, de Terre-Neuve-et-Labrador, des Territoires du Nord-Ouest et du Yukon. Ces modifications obligent les sociétés émettrices non émergentes à déclarer les renseignements suivants une fois par année :
- Nombre et proportion (en pourcentage) de femmes siégeant au conseil d'administration de la société et nombre et proportion (en pourcentage) de femmes occupant un poste à la haute direction.
- Durée du mandat des administrateurs ou autres mécanismes de renouvellement du conseil d'administration.
- Politiques sur la recherche et la nomination de candidates féminines aux postes d'administrateur.
- Prise en compte de la représentation féminine dans la procédure de recherche et de nomination des candidats aux postes au sein du conseil d'administration et de la haute direction.
- Cibles concernant la représentation féminine au conseil d'administration et à la haute direction.
La norme impose une approche « se conformer ou s'expliquer »; par conséquent, les sociétés doivent indiquer leurs motifs si elles ne se conforment pas à ces directives.
Cliquez ici pour accéder au rapport sur la conformité des sociétés émettrices à la Norme canadienne NI 58-101, publié le 28 septembre 2015.
1Politique de CCGG en matière de procuration universelle, septembre 2015 : http://www.ccgg.ca/site/ccgg/assets/pdf/ccgg_universal_proxy_policy.pdf.
2Politique en matière de procuration universelle du Council of Institutional Investors : http://www.cii.org/cii_universal_proxy
3White, Mary Jo. Building Meaningful Communication and Engagement with Shareholders, 69e Conférence nationale de la Society of Corporate Secretaries and Governance Professionals, le 25 juin 2015 : https://www.sec.gov/news/speech/building-meaningful-communication-and-engagement-with-shareholde.html.
4Politique de la CCGG intitulée Shareholder Involvement in the Director Nomination Process: Enhanced Engagement and Proxy Access, mai 2015. http://www.ccgg.ca/site/ccgg/assets/pdf/proxy_access_finalv.35.docx_edited_on_june_18,_2015.pdf
5Guide du financement des sociétés de la Bourse de croissance TSX, 13 juillet 2015, politique 3.1, rubrique 19.6. https://www.tsx.com/listings/tsx-and-tsxv-issuer-resources/tsx-venture-exchange-issuer-resources/tsx-venture-exchange-corporate-finance-manual/tsxv-corporate-finance-manual-policies