​​​​​​​​​​​​Sådan sikrer Københavns Lufthavne en god og velplanlagt generalforsamling​


Hos Københavns Lufthavne er den årlige generalforsamling det vigtigste forum for mødet mellem ledelse og aktionærer. Den er ikke et "nødvendigt onde", der blot skal overstås, men derimod en unik mulighed for at kommunikere direkte med aktionærer og andre stakeholdere. 


Hvert år deltager ca. 150-200 personer på generalforsamlingen, og selskabet forbereder sig grundigt for at sikre en god og velplanlagt generalforsamling.​​​


Generalforsamlingen er det vigtigtste forum for mødet mellem ledelse og aktionærer. Derfor forbereder vi os grundigt for at sikre en god og konstruktiv dialog.Jon Iversen, General Counsel, Københavns Lufthavne A/S​





Generalprøve er vigtig for for​​beredelsen​​

Hos Københavns Lufthavne starter forberedelserne til generalforsamlingen tidligt: "Vi starter forberedelserne i god tid, så vi kan få overblik over, hvilke temaer og eventuelle kritikpunkter, der kunne blive rejst på generalforsamlingen", siger Jon Iversen, General Counsel, Københavns Lufthavne A/S.


Case-study-CPH.jpgI samarbejde med kommunikationsafdelingen og bestyrelsen/ledelsen udarbejdes Q&As, og der planlægges en generalprøve, hvor både interne og eksterne parter deltager. Endvidere laves der en plan for eventuelle afste​​​mninger udarbejdet i samarbejde mellem selskabet, dirigenten og Computershare. 


"På generalprøven gennemgår vi Q&As og eventuelle kritiske punkter, så vi er bedst muligt forberedt til generalforsamlingen. Der har ikke været de store overraskelser de seneste år, og der har været en god og saglig forklaring på alle stillede spørgsmål, hvilket er medvirkende til at give ro og fremdrift på generalforsamlingen", fortsætter Jon Iversen.


Behandling af spørgsmål og forslag fra aktionærer

Inden generalforsamlingen holder vi en generalprøve, hvor vi løber Q&As igennem og gennemgår eventuelle kritiske punkter, så vi er bedst muligt forberedt.Jon Iversen, General Counsel, Københavns Lufthavne A/S





I 2013 oplevede Københavns lufthavn en øget aktionæraktivitet, og de første egentlige forslag fra private aktionærer kom på dagsordenen.
“Vi modtog en række forslag fra aktionærer til generalforsamlingen 2013 - blandt andet vedrørende flysikkerheden og de såkaldte ‘bird strikes’. Dette emne tog vi meget seriøst, og vi lavede grundige analyser og indledte efterfølgende dialog med de pågældende aktionærer”, siger Jon Iversen.
Holdingen hos Københavns Lufthavne er, at gensidig respekt og en god tone er vigtig, og derfor går selskabet også i dialog med alle forslagsstillere. Nogle forslag blev sorteret fra i god, fælles forståelse, men i alt 8 spørgsmål fra 3 aktionærer kom på dagsordenen. Bestyrelsens stillingtagen til forslagene blev angivet i generalforsamlingsindkaldelsen.
På selve generalforsamlingen uddelte aktionærerne materiale til deltagerne og fik mulighed for at begrunde og motivere deres forslag. Forslagene blev herefter sat til afstemning i den udstrækning, forslagsstillerne ønskede det, selvom udfaldet - i kraft af ejerstrukturen og fuldmagter afgivet til bestyrelsen - var givet på forhånd. Efter generalforsamlingen blev afstemningsresultatet offentliggjort i referatet fra generalforsamlingen samt på selskabets hjemmeside.
“Forberedelsen gav et solidt grundlag for, at vi kunne gå i dialog med forslagsstillerne på en energisk og konstruktiv måde, men hele tiden i en god tone, under ledelse af dirigenten, der hele vejen igennem sikrede forslagsstillerne passende taletid”, slutter Jon Iversen.

​Dialog med aktionærerne
Selskabet sætter dialog med aktionærerne højt på dagsordenen. To gange årligt udsendes et nyhedsbrev til aktionærerne, og der er fokus på at tilbyde et vedvarende højt informationsniveau gennem aktiv og åben dialog med aktionærer, investorer og øvrige stakeholdere om selskabets målsætning, udvikling og forventning til fremtiden.
Elektroniske medier er den primære kommunikationsform med aktionærerne, herunder elektronisk indkaldelse til generalforsamlingen.​

​5 gode råd til en god og velplanlagt generalforsamling

​Begynd forberedelserne til generalforsamlingen i god tid

​Få overblik over eventuelle kritikpunkter og udarbejd Q&A - saglige argumenter og solid forberedelse medvirker til ro og fremdrift på generalforsamlingen

​Tag stilling til, hvordan egentlige aktionærforslag skal behandles forud for generalforsamlingen

Det er vigtigt at alle centrale aktører (interne og eksterne) er med i forberedelsen - generalprøve er relevant for koordination

Dirigenten skal styre taletiden med omhu (hverken for meget eller for lidt)


 

Case​ study overblik

Land: Danmark

Industri: Luftfart

Kundeprofil:

Københavns Lufthavne A/S’s primære formål er at eje, drive og udbygge lufthavnene i København og ​Roskilde. Selskabet blev grundlagt af staten i 1925, og har siden 1994 været noteret på  NASDAQ OMX København.

Ejerstruktur:

Selskabet har ca. 3.200 aktionærer. Kapitalfordeling:

  • Copenhagen Airports Denmark: 57,7%
  • Den danske stat: 39,2%
  • Udenlandske investorer: 1,8%
  • Danske investorer: 1,3%

Fakta om selskabets generalforsamling:

  • På selskabets årlige generalforsamling deltager ca. 150-200 personer
  • Afholdes i den bevaringsværdige Vilhelm Lauritzen Terminal
  • Elektronisk Indkaldelse til generalforsamlingen
  • Fysisk indkaldelse til de aktionærer, der har bedt om at modtage skriftlig indkaldelse (§95)
  • Offentliggørelse af valgresultater på hjemmesiden

Effektiv administration af dine aktionærmøder og generalforsamlinger

Dine aktionærmøder og generalforsamlinger er i trygge hænder hos os. Vi hjælper dig med at planlægge og udføre et vellykket møde.
Læs mere