Das Thema „Sicherheit auf Hauptversammlungen“ hat viele Dimensionen. Während die einen hierunter beispielsweise die aktienrechtliche Konformität oder die IT-Sicherheit verstehen, werfen andere unter diesem Stichwort einen Blick auf den Arbeitsschutz. Der Fokus dieses Artikels soll aber einen weiteren Aspekt beleuchten: die Teilnehmer- und Besuchersicherheit. Und zwar weniger im Sinne der Bau- und Betriebspflichten (die vorrangig den Betreiber der Location treffen), sondern vielmehr im Hinblick auf die strukturelle und prozessuale Aufstellung aus Sicht des Veranstalters.
Ein kurzer Blick zurück: Paris, Nizza, Ansbach, Berlin, Manchester – Städtenamen, die bis vor kurzem noch für Freizeit, Kultur, Fußball, Sonne und das pulsierende Leben standen, sind auch in der Veranstaltungsbranche zu Synonymen für Verletzlichkeit geworden und ein Beleg dafür, dass der Terror auch die Welt der Events erreichen kann. Aber auch der Klimawandel hinterlässt Spuren: Im vergangenen Sommer häuften sich daneben auch Schlagzeilen über problematische Wettersituationen und deren Folgen auf diversen Festivals und Veranstaltungen im gesamten Bundesgebiet. Und auch wenn Hauptversammlungen in der Regel nicht unter freiem Himmel stattfinden, aber gelegentlich ergänzt durch Zeltbauten, sind Fragen wie „Wie vermeide ich Störfälle nach Möglichkeit?“, „Wann ist es Zeit 'Stopp' zu sagen?“ und „Wie gehe ich damit um?“ für die handelnden Personen auch angesichts der neuen Sicherheitslage viel wichtiger geworden. Ganz konkret treten auch bei Hauptversammlungen zunehmend Störaktionen auf, wie zuletzt der Bühnensturm einiger Aktivisten während der Vorstandsrede eines DAX-Unternehmens.
Dass Besucher und Akteure genau so gesund und munter gehen, wie sie gekommen sind – das ist zwar nicht die alleinige Hauptaufgabe der Event-Organisation, es sollte ihr aber trotzdem ein Hauptanliegen sein! Was ist also zu tun?
Wann ist ein Veranstaltungsordnungsdienst erforderlich?
Eine wesentliche Säule der Sicherheitsarchitektur einer Veranstaltung ist hierbei der Veranstaltungsordnungsdienst (VOD). Er ist für die Planung, Implementierung und Umsetzung von Personenlenkungs- und Kontrollmaßnahmen verantwortlich. Wichtig zu wissen: Gesetzliche Vorgaben, dass ein Veranstaltungsordnungsdienst zwingend einzurichten ist, gibt es nicht. Bis 5.000 Besucherplätze macht es die sog. Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO) vom Gefährdungsgrad der Veranstaltung abhängig. Bei größeren Versammlungsstätten fordert sie ein Sicherheitskonzept, in dem u. a. auch die „Mindestzahl der Kräfte des Ordnungsdienstes“ zu definieren ist.
Jedenfalls wird der Veranstalter aber im Rahmen seiner Verkehrssicherungspflichten immer und völlig unabhängig von der Größenordnung prüfen müssen, ob ein Veranstaltungsordnungsdienst erforderlich ist.
Welche Qualifikation braucht es hierfür?
Für Unternehmen im Bewachungsgewerbe fordern die gesetzlichen Grundlagen (Gewerbeordnung und Bewachungsverordnung) eine entsprechende Erlaubnis der Behörde. Für die einzelnen Mitarbeiter mit Bewachungsaufgaben werden die nötige Zuverlässigkeit, die Volljährigkeit und ein Unterrichtungsnachweis bzw. eine Sachkundeprüfung nach § 34a GewO vorausgesetzt. Für viele Tätigkeiten innerhalb des Veranstaltungsordnungsdienstes, wie die Kontrolle von Zutrittsberechtigungen, die Freihaltung von Flucht- und Rettungswegen oder die Steuerung von Personenströmen, ist der soeben zitierte § 34a jedoch nicht einschlägig, was die Angelegenheit aufgrund der hohen Anforderungen an den Ausbildungsstand, die Expertise und die Kompetenz des VOD nicht unbedingt vereinfacht.
Auftrag erteilt und alles gut?
Man könnte meinen, dass mit der Beauftragung eines entsprechend qualifizierten Sicherheitsdienstleisters aus Sicht des Veranstalters alles Notwendige getan ist. Jedoch weit gefehlt! Der Bundesgerichtshof hat bereits 1989 zutreffend festgestellt, dass der Veranstalter alles Erforderliche und Zumutbare für die Sicherheit der Besucher zu veranlassen hat und der Besuchersicherheit unbedingter Vorrang vor den wirtschaftlichen Interessen des Veranstalters einzuräumen ist.[1]
Es genügt daher aus Sicht des Veranstalters eben nicht, seiner Auswahlpflicht gerecht zu werden – er muss sich ebenso Gedanken zum geordneten Veranstaltungsablauf machen. Die Erfahrung zeigt, dass viele Sicherheitsdienstleister an dieser Stelle von sich aus nur sehr rudimentär planen und skizzieren – frei nach dem Motto „No order, no work“. Oftmals beschränken sich die Tätigkeiten nach der Angebotserstellung daher auf die Erstellung eines Standortplanes für die eingesetzten Mitarbeiter und letztlich dann nur noch den Einsatz vor Ort.
Als weitere Unsicherheitsfaktoren kommen die in dieser Branche oftmals auftretenden Probleme aufgrund der Beschäftigung auf Mindestlohnebene, der hohen Fluktuation unter den Mitarbeitern, aller rechtlichen und organisatorischen Herausforderungen bzgl. der Gestaltung des Arbeitsumfeldes (z. B. in Hinblick auf Arbeitszeiten) und des Mangels an Standards in der Aus- und Fortbildung hinzu.[2]
Was ist also zu tun?
Vorausdenken! Die Struktur und Organisation des Veranstaltungsordnungsdienstes bei der eigenen Veranstaltung sind wirklich jeden Gedanken wert. Ein entsprechendes Konzept kann ein hilfreicher Baustein in der Erfüllung der Verkehrssicherungspflichten des Veranstalters sein und ist daher unbedingt zu empfehlen.
Selbiges umfasst als Basis zunächst einmal die auf den ersten Blick profan erscheinende Definition von Verantwortlichkeiten: Wer sind überhaupt die Beteiligten meiner Veranstaltung, wer bildet im Ereignisfall den Krisenstab, wie werden Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben eingebunden und wer trifft letztendlich die Entscheidungen? Auch die Sicherstellung der einwandfreien Kommunikation im Vorfeld, aber vor allem auch während der Veranstaltung muss Teil der konzeptionellen Überlegungen sein.
Die sich anschließende Gefährdungsanalyse und Definition der Aufgaben des Veranstaltungsordnungsdienstes geht einher mit einigen zu treffenden Grundsatzentscheidungen zu Sicherheitskontrollen, Sprengstoffabsuchen etc. und mündet in der örtlichen und zeitlichen Planung des Material- und Personaleinsatzes sowie der Ausgestaltung von Sicherheitsbereichen. Mit Hilfe von Prozessbeschreibungen und Szenarien, die teilweise auch aus dem Betreibersicherheitskonzept entnommen werden können, werden kritische Situationen bereits im Vorfeld durchdacht, damit Entscheidungen im Falle eines Falles schnell getroffen und die erforderlichen Maßnahmen ruhig und strukturiert durchgeführt werden können. Ein weiteres Augenmerk ist – im Hinblick auf die oben geschilderten Grundsatzprobleme der Branche – schließlich auf die Ausstattung und die Einweisung der Mitarbeiter zu legen. Denn was nutzt das beste Konzept, wenn es keiner umzusetzen weiß.
Unser Fazit
Die sichere Hauptversammlung beginnt bei der Auswahl von geeigneten Dienstleistern, bedarf eines durchdachten Gesamtkonzeptes und geeigneter Maßnahmen zur Umsetzung in der Praxis. Wir unterstützen Sie hierbei gerne und erstellen Ihnen Ihr individuelles Konzept zur Struktur und Organisation des Veranstaltungsordnungsdienstes. Sprechen Sie uns an!
Ansprechpartner: Christopher Jany, Teamleader AGM & Event Management, Telefon: +49 69 6605869-34, Mail: christopher.jany@computershare.de
[1] BGH, 29.11.1983 - VI ZR 137/82
[2] entnommen aus dem 1. Newsletter des Verbundprojekts „Professionalisierung des Veranstaltungsordnungsdienstes (ProVOD)", welches im Rahmen des Forschungsprogramms „Forschung für die zivile Sicherheit“ der Bundesregierung das Ziel verfolgt, praxisbezogene Lösungsansätze, wichtige Grundlagen und Standards für eine Etablierung und Professionalisierung des Veranstaltungsordnungsdienstes zu erarbeiten. Weitere Informationen unter: www.provod.de