10 incontournables pour une assemblée annuelle réussie

Vérifiez les dates importantes et travaillez en étroite collaboration avec Computershare pour respecter les échéances de dépôt, de communication et autres. Pour faciliter votre travail de planification, Computershare vous fournira sur Émetteurs en ligne le Calendrier de l'assemblée, qui tient compte des exigences normales et des procédures de notification et d'accès.

Choisissez un lieu central et facile d'accès. Prévoyez sur place une signalisation claire indiquant comment se rendre à la salle de réunion, à l'accueil, aux toilettes et au vestiaire.

Assurez-vous que les membres de la direction et du conseil et les fiduciaires de votre régime d'employés vont voter! Cela est particulièrement important si des parts sont détenues à titre de propriétaire véritable, puisque les votes doivent être reçus avant l'échéance de réception des procurations, soit comme un vote pour la direction, soit comme une autorisation pour le porteur de voter en personne lors de l'assemblée. Ces votes peuvent influencer l'issue de l'assemblée ou pourraient être nécessaires pour proposer et appuyer une motion.

Une répétition est toujours souhaitable, peu importe l'événement. Permettez aux dirigeants de répéter leur présentation et la période de questions et réponses. Demandez au personnel de vérifier l'équipement audiovisuel, de traduction ou autre et de passer en revue le rôle de chacun, incluant celui des personnes qui feront les propositions ou les appuieront. Rappelez aux employés assistant à l'assemblée de créer une ambiance agréable et assurez-vous qu'ils savent quoi faire en cas d'urgence ou d'imprévu.

Le scrutateur joue un rôle essentiel lors de la réunion. Il inscrit les participants, fournit un rapport des présences et des votes au secrétaire de l'assemblée, compile les votes demandés pendant l'assemblée et répond aux questions des porteurs de parts. Le scrutateur a besoin :

1. d'une table pour les inscriptions avec suffisamment d'espace et de prises de courant;

2. d'une copie de toutes les parties pertinentes du scénario de la réunion afin de bien comprendre son rôle pendant la partie formelle et de s'y préparer adéquatement;

3. des renseignements sur les participants inscrits d'avance – comme les membres du conseil d'administration et de la haute direction – ou toute personne dont l'arrivée doit vous être annoncée.

Il peut être utile de distribuer l'ordre du jour de l'assemblée ainsi qu'un code de conduite ou un protocole d'inscription afin que les participants comprennent ce qui est attendu d'eux. Ce code de conduite peut par exemple décrire la procédure de vote, autoriser ou non les cellulaires ou les appareils photo ou exposer le fonctionnement de la période de questions (ex. : temps accordé ou nombre maximum de questions).​

Soyez prêt à répondre à la presse et à gérer les manifestations prévues ou non, et prévoyez des mesures de sécurité.

Votre scrutateur travaille avec vos registres de porteurs de parts et les résultats des votes. Il est important de lui fournir un endroit sûr pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels.

Si vous êtes prévenu que des manifestants se présenteront à votre assemblée, vous devez rapidement établir un dialogue avec eux et vous assurer qu'ils connaissent et comprennent le code de conduite applicable. Mieux vaut qu'ils s'expriment avant l'assemblée que pendant. Souvent, une discussion en privé permet de dissiper ou d'atténuer certaines craintes; les manifestants pourront toujours s'exprimer lors de l'assemblée, mais d'une façon à laquelle vous serez préparé.

Ayez en main tous les documents nécessaires lors de l'assemblée, notamment les déclarations d'envoi ainsi qu'une copie des documents de l'assemblée. À titre de scrutateur, Computershare aura les rapports de procuration, les relevés de votes, les documents de nomination de fondés de pouvoir, les bulletins de vote et le registre des porteurs de parts à la date convenue.